Politique de confidentialité
Version 1 · 28 septembre 2026OLNEIA attache une importance particulière à la protection des données personnelles. La présente politique décrit les données que nous collectons sur le site olneia.com et dans l'espace client, les raisons pour lesquelles nous les traitons, la durée pendant laquelle nous les conservons et les droits dont vous disposez.
Elle s'applique aux visiteurs du Site, aux personnes qui nous contactent, aux utilisateurs de l'espace client et aux interlocuteurs de nos clients et partenaires. Elle ne se substitue pas aux engagements contractuels pris avec nos clients dans le contrat de mission.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est OLNEIA, SAS au capital de 4 250 euros, 47 rue Vivienne, 75002 Paris.
Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits : contact@olneia.com, ou par courrier à l'adresse ci-dessus.
2. Données que nous collectons
Nous collectons uniquement les données nécessaires aux finalités décrites ci-après :
- Formulaire de demande d'analyse : raison sociale, nom et prénom, e-mail professionnel, téléphone, effectif, secteur d'activité, message libre.
- Relation commerciale et contractuelle : coordonnées professionnelles de vos interlocuteurs, fonction, échanges (e-mails, comptes rendus), documents contractuels.
- Espace client : identifiants de connexion, rôle attribué, journal des connexions, dépôts et téléchargements.
- Navigation : données techniques (adresse IP, type de navigateur, pages consultées) et cookies, dans les conditions décrites dans la Politique cookies.
Les données de paie et déclarations sociales déposées dans l'espace client relèvent d'un régime distinct, décrit à l'article 4.
3. Pourquoi nous les traitons
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Répondre à une demande d'analyse et cadrer une mission | Mesures précontractuelles prises à votre demande |
| Exécuter le contrat de mission, gérer l'espace client et la facturation | Exécution du contrat |
| Assurer la sécurité du Site et de l'espace client, prévenir la fraude | Intérêt légitime |
| Vous informer sur nos services (prospection professionnelle) | Intérêt légitime, avec possibilité d'opposition à tout moment |
| Mesurer l'audience du Site | Consentement ou intérêt légitime selon l'outil (voir Politique cookies) |
| Respecter nos obligations légales et comptables | Obligation légale |
4. Données déposées dans l'espace client
Dans le cadre d'une mission, nos clients déposent dans l'espace client des documents contenant des données personnelles de leurs salariés : déclarations sociales nominatives, journaux de paie, notifications de taux, contrats collectifs.
Pour ces données, l'entreprise cliente est responsable du traitement et OLNEIA agit en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD. OLNEIA les traite uniquement sur instruction de son client, pour la seule finalité de la mission confiée, et conformément à l'annexe relative au traitement des données jointe au contrat de mission. Elles ne sont ni réutilisées à d'autres fins, ni transmises à des tiers non autorisés.
Les salariés qui souhaitent exercer leurs droits sur ces données s'adressent à leur employeur, qui en est le responsable. OLNEIA l'assiste dans le traitement de ces demandes.
5. Qui a accès à vos données
Vos données sont accessibles aux collaborateurs d'OLNEIA habilités, dans la limite de leurs fonctions. Elles peuvent être transmises, dans la stricte mesure nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :
- nos prestataires techniques : hébergement (Google Cloud, serveurs situés dans l'Union européenne), outils bureautiques et de messagerie, outil de suivi de la relation commerciale, service de signature électronique ;
- nos conseils (avocats, experts-comptables), tenus au secret professionnel ;
- les organismes et autorités auxquels une obligation légale nous impose de répondre.
Chaque prestataire est lié par un contrat qui encadre le traitement et lui interdit toute utilisation pour son propre compte. Nous ne vendons ni ne louons vos données.
6. Transferts hors de l'Union européenne
Vos données sont hébergées et traitées dans l'Union européenne. Si l'un de nos prestataires devait transférer des données en dehors de l'Union européenne, ce transfert serait encadré par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
7. Durée de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Demandes d'analyse et prospects | 3 ans à compter du dernier contact |
| Clients : contrat, facturation, livrables, échanges | Durée de la relation contractuelle, augmentée des délais de prescription légaux |
| Documents déposés dans l'espace client (données de paie) | À la fin de la mission, vos données de paie vous sont restituées ou supprimées, à votre choix, au plus tard trois mois après ; seuls le livrable et sa preuve d'acceptation sont conservés, sans données nominatives. |
| Identifiants et journaux de l'espace client | Durée de l'accès, puis 1 an |
| Données de navigation et cookies | Voir la Politique cookies |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.
8. Sécurité
OLNEIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données traitées : chiffrement des échanges et des données stockées, authentification à deux facteurs pour l'espace client, cloisonnement des accès par rôle, journalisation, hébergement dans l'Union européenne. Aucun document n'est demandé avant la signature d'un accord de confidentialité.
9. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Vous pouvez à tout moment vous opposer à recevoir nos communications commerciales.
Pour exercer ces droits : contact@olneia.com, ou par courrier à OLNEIA, 47 rue Vivienne, 75002 Paris. Nous répondons dans un délai d'un mois. Un justificatif d'identité pourra vous être demandé en cas de doute raisonnable.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
10. Modification de la politique
La présente politique peut être mise à jour, notamment en cas d'évolution de nos services ou de la réglementation. La date de la version en vigueur figure en tête du document.